Εταιρική Διακυβέρνηση & Επιχειρηματική Δεοντολογία

Σύμφωνα με τις Αρχές Εταιρικής Διακυβέρνησης του Οργανισμού Οικονομικής Συνεργασίας και Ανάπτυξης (ΟΟΣΑ), η εταιρική διακυβέρνηση συνιστά τη δομή μέσω της οποίας προσεγγίζονται και τίθενται οι στόχοι της εταιρείας, εντοπίζονται οι βασικοί κίνδυνοι που αυτή αντιμετωπίζει κατά τη λειτουργία της, προσδιορίζονται τα μέσα επίτευξης των εταιρικών στόχων, οργανώνεται το σύστημα διαχείρισης κινδύνων και καθίσταται δυνατή η παρακολούθηση της απόδοσης της Διοίκησης κατά τη διαδικασία εφαρμογής των παραπάνω. Το Όραμα 2025, η στρατηγική και οι αξίες του Ομίλου υποστηρίζονται από επιμέρους πτυχές του μοντέλου διακυβέρνησης της μητρικής εταιρείας (Ανάδειξη και Λειτουργία Διοικητικού Συμβουλίου, Διαχείριση Κινδύνων, Στρατηγική Βιώσιμης Ανάπτυξης και Χρηματοοικονομική Επίδοση).

Η Κανονιστική Συμμόρφωση αποτελεί πεποίθηση και δέσμευση της Διοίκησης και αποσκοπεί στο να διασφαλίσει ότι η εν γένει δράση του Ομίλου είναι σύννομη και ανταποκρίνεται σε υψηλά επίπεδα εταιρικής υπευθυνότητας. Ο Όμιλος ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΠΕΤΡΕΛΑΙΑ έχει ως στόχο η δραστηριότητά του να είναι σύμφωνη με τις αρχές του υγιούς ανταγωνισμού, επιδεικνύοντας μηδενική ανοχή σε περιστατικά διαφθοράς, καθώς και να διέπεται από συγκεκριμένες αξίες και αρχές που εφαρμόζονται σε όλες τις εκφάνσεις εταιρικών δράσεων.

Με αυτόν τον τρόπο, καλλιεργείται κλίμα εμπιστοσύνης και ασφάλειας μεταξύ της εταιρείας και του κύκλου των συναλλασσόμενων με αυτήν προσώπων ή φορέων, συμπεριλαμβανομένων των εργαζομένων της, των πελατών, προμηθευτών και καταναλωτών της, των μετόχων της, αλλά και των λοιπών κοινωνικών εταίρων (stakeholders). Παράλληλα, ενισχύεται η εμπορική θέση της εταιρείας και εδραιώνεται η φήμη της.

Ο Κώδικας Δεοντολογίας αποτυπώνει τις αρχές που διέπουν τη δράση του Ομίλου στην Ελλάδα και στο εξωτερικό, και καθορίζουν τον τρόπο λειτουργίας του για την επίτευξη των επιχειρηματικών του στόχων, με τελικό σκοπό τη διασφάλιση της βιωσιμότητας και της ανάπτυξής του. Ο Κώδικας Δεοντολογίας είναι δεσμευτικός για όλους τους εργαζόμενους του Ομίλου στην Ελλάδα και το εξωτερικό, αλλά και για κάθε τρίτο που συναλλάσσεται με τον Όμιλο ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΠΕΤΡΕΛΑΙΑ.

Η διαδικασία αποδοχής και επαναβεβαίωσης της δέσμευσης γίνεται σε τακτά χρονικά διαστήματα από τη Γενική Διεύθυνση Ανθρωπίνου Δυναμικού και Διοικητικών Υπηρεσιών Ομίλου και ο Κώδικας έχει μεταφραστεί σε όλες τις γλώσσες των χωρών που δραστηριοποιείται ο Όμιλος, καθώς και στα Αγγλικά. Κατά τα σχεδόν δέκα έτη εφαρμογής του Κώδικα Δεοντολογίας έχει λάβει χώρα εκτεταμένη εκπαίδευση και επιμόρφωση των στελεχών και εργαζομένων των εταιρειών του Ομίλου στο περιεχόμενο του Κώδικα και τις βασικές δεσμεύσεις του. Παράλληλα, η Υπηρεσία Κανονιστικής Συμμόρφωσης μεριμνά για την εφαρμογή και την παροχή συμβουλών ως προς τις προβλέψεις του, αλλά και για τη διερεύνηση αναφορών ή καταγγελιών για περιστατικά παραβίασης των παραπάνω κανόνων. Περαιτέρω, η εσωτερική δομή και εταιρική διακυβέρνηση των εταιρειών του Ομίλου προβλέπουν επαρκείς ασφαλιστικές δικλείδες, συμπράξεις δύο ή και περισσοτέρων προσώπων, εσωτερικές εγκρίσεις και ελέγχους, ώστε να προλαμβάνονται φαινόμενα διαφθοράς.

Ο Κώδικας Δεοντολογίας αναμένεται να αναθεωρηθεί εντός του 2022, στο πλαίσιο της ευρύτερης αναθεώρησης του συστήματος εταιρικής διακυβέρνησης για να εναρμονιστεί με τις νεότερες νομοθετικές εξελίξεις, οι οποίες συμπεριλαμβάνουν την πολιτική για την καταπολέμηση της βίας και παρενόχλησης στον χώρο της εργασίας και την προστασία των προσώπων που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν πληροφορίες τις οποίες απέκτησαν σε εργασιακό πλαίσιο και αφορούν παράνομες πράξεις (Whistleblowing).

Με στόχο τη σωστή και αποτελεσματική λειτουργία του Ομίλου καταρτίζονται, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων των Γενικών Διευθύνσεων και των Διευθύνσεων, Πολιτικές και Διαδικασίες που υπάγονται στο Επιχειρησιακό Σύστημα Οργάνωσης (Ε.Σ.Ο.), οι οποίες εγκρίνονται ανάλογα με το περιεχόμενο και το πεδίο εφαρμογής τους, σύμφωνα με την εκάστοτε ισχύουσα Πολιτική Εφαρμογής Ε.Σ.Ο.

• Κανονισμός Προμηθειών Ομίλου
• Κανονισμός Προμηθειών Πετρελαιοειδών & Πετροχημικών (Αγορά, Πώληση, Μεταφορά Αργού Πετρελαίου και Προϊόντων)
• Κανονισμός Επενδύσεων Ομίλου
• Κανονισμός Εκτέλεσης Έργων
• Εσωτερικός Κανονισμός Εργασίας
• Επιχειρησιακή Συλλογική Σύμβαση Εργασίας
• Κανονισμός Λειτουργίας Γενικής Διεύθυνσης Νομικών Υπηρεσιών Ομίλου
• Κανονισμός Γενικής Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου Ομίλου
• Πολιτική Πιστώσεων
• Κανονισμός Απομάκρυνσης & Διάθεσης Άχρηστου ή Πλεονάζοντος Εξοπλισμού ή Υλικού και Πώλησης Περιουσιακών Στοιχείων σε Τρίτους
• Πολιτική Ανταγωνισμού και Προγράμματος Συμμόρφωσης
• Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων Ομίλου

Τα φορολογικά και τελωνειακά θέματα, για όλες τις εταιρείες του Ομίλου, παρακολουθούνται στενά, ελέγχονται και συντονίζονται κεντρικά από τη Διεύθυνση Φορολογικών & Τελωνειακών Ομίλου (ΔΦ&ΤΟ). Η ΔΦ&ΤΟ εξασφαλίζει την τήρηση της φορολογικής και τελωνειακής νομοθεσίας, τις απαιτήσεις για συμμόρφωση, διαφάνεια και έλεγχο, τόσο στην Ελλάδα, όσο και στις χώρες του εξωτερικού που δραστηριοποιείται ο Όμιλος, σύμφωνα με το εκάστοτε ισχύον πλαίσιο και τις υψηλές απαιτήσεις του Ομίλου, σε στενή συνεργασία με τις αρμόδιες Αρχές.

Ειδικά στην Ελλάδα, όπου βρίσκονται οι κύριες δραστηριότητες του Ομίλου καθώς και η μητρική εταιρεία, η φορολογική συμμόρφωση επιβεβαιώνεται ετησίως, μέσω της λήψης φορολογικών πιστοποιητικών για κάθε εταιρεία, τα οποία εκδίδουν οι ορκωτοί ελεγκτές της και είναι πάντα με «γνώμη χωρίς επιφύλαξη».

Η ΔΦ&ΤΟ λειτουργεί ταυτόχρονα, ως φορολογικός σύμβουλος στον Όμιλο, με την παροχή προτάσεων και οδηγιών, παρακολουθώντας άμεσα τις εξελίξεις και διαρκείς αλλαγές του αντίστοιχου θεσμικού πλαισίου, επιπλέον δε, συμμετέχει ενεργά σε επιτροπές και φορείς για τη διαβούλευση και υποβολή πρόσσθετων προτάσεων και προσαρμογών, προς τις αρμόδιες υπηρεσίες. Επίσης, αξιοποιεί κατάλληλα το πλαίσιο για τη βελτιστοποίηση των φορολογικών ταμειακών ροών και επιστροφών, ενώ εξετάζει παράλληλα την υπαγωγή επενδύσεων στο πλαίσιο αναπτυξιακών νόμων, με στόχο τη βέλτιστη συνολική διαχείριση των φορολογικών και τελωνειακών θεμάτων σε όλα τα επίπεδα, λαμβάνοντας υπ’ όψιν τις αντίστοιχες επιπτώσεις, κινδύνους και ευκαιρίες.

Ο Όμιλος έχει υιοθετήσει Πολιτική Ανταγωνισμού και εγχειρίδιο συμμόρφωσης από το 2018. Η εν λόγω Πολιτική αποτυπώνει τη διαρκή δέσμευσή του να συμμορφώνεται με τις επιταγές της ελληνικής και της ευρωπαϊκής νομοθεσίας ανταγωνισμού, καθώς και των εθνικών νομοθεσιών των χωρών στις οποίες δραστηριοποιείται. Περαιτέρω, η Πολιτική αποσκοπεί στο να συνδράμει τα μέλη της Διοίκησης, τα στελέχη και τους εργαζόμενους του Ομίλου να κατανοήσουν τους θεμελιώδεις κανόνες του Δικαίου Ανταγωνισμού και την επίδρασή τους στην καθημερινή λειτουργία του Ομίλου και στη διαμόρφωση των επιχειρηματικών του πρακτικών.

Η υλοποίηση των επιχειρηματικών στόχων του Ομίλου, σε συμφωνία με τους κανόνες του Δικαίου Ανταγωνισμού, συντελεί στη Βιώσιμη Ανάπτυξη, ενισχύει την ανταγωνιστικότητα του Ομίλου και αποτρέπει παραβάσεις της νομοθεσίας περί ανταγωνισμού, οι οποίες δύνανται να εκθέσουν τον Όμιλο, αλλά και κάθε εργαζόμενο ατομικά, στον κίνδυνο βαρύτατων κυρώσεων.

Όλες οι δραστηριότητες σχετικά με τη διαφήμιση και την προώθηση των προϊόντων συμφωνούν πλήρως με τον κώδικα δεοντολογίας του Συνδέσμου Διαφημιζόμενων Ελλάδος και της Ένωσης Εταιρειών Διαφήμισης και Επικοινωνίας (βλ. και δείκτη 417-3). Τα στελέχη της Διεύθυνσης Μάρκετινγκ συμμετέχουν σε εκπαιδευτικά προγράμματα και σεμινάρια, ώστε να ενημερώνονται για τις βέλτιστες πρακτικές και τους νέους κανονισμούς.

Το σύστημα διαχείρισης κινδύνων του Ομίλου έχει σχεδιαστεί για να εντοπίζει και να διαχειρίζεται τις απειλές και τις ευκαιρίες και περιλαμβάνει δικλείδες ασφαλείας και ελεγκτικούς μηχανισμούς σε διάφορα επίπεδα μέσα στον Όμιλο, όπως περιγράφονται αναλυτικά στην Ετήσια Οικονομική Έκθεση Εταιρικής Χρήσης 2021 (σελ. 164-168, 176-181, 187-189).

Μέρος του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου αποτελεί και η Γενική Διεύθυνση Εσωτερικού Ελέγχου Ομίλου (ΓΔΕΕΟ), η οποία συνεισφέρει στη βελτίωση του περιβάλλοντος Αναγνώρισης, Αξιολόγησης και Διαχείρισης Κινδύνων, των Συστημάτων Εσωτερικού Ελέγχου και της Εταιρικής Διακυβέρνησης, με σκοπό την επίτευξη των στρατηγικών στόχων του Ομίλου.

Σημαντικές δράσεις που υλοποιήθηκαν κατά το 2021:

1. Πραγματοποιήθηκε για 7^η συνεχή χρονιά η διαδικασία Αξιολόγησης Κινδύνων σε επίπεδο Ομίλου (Group Risk Assessment). Την εργασία ολοκλήρωσαν οι επικεφαλής των οργανωτικών μονάδων και εταιρειών του Ομίλου, με τον συντονισμό της ΓΔΕΕΟ. Φέτος, για πρώτη φορά, πραγματοποιήθηκε από στελέχη της ΓΔΕΕΟ, ενημέρωση των Διευθυντών της Γενικής Διεύθυνσης Διυλιστηρίων, για την αναγκαιότητα και χρησιμότητα της διαδικασίας Αξιολόγησης Κινδύνων Ομίλου καθώς και για τον ενιαίο τρόπο προσδιορισμού των κινδύνων.Πρόθεση της ΓΔΕΕΟ είναι να επεκτείνει την ενημέρωση αυτή και σε άλλες Γενικές Διευθύνσεις του Ομίλου, τα επόμενα χρόνια, ώστε να επιτευχθεί πληρέστερη χαρτογράφηση των κινδύνων και ακριβέστερη διατύπωση, σε όλο τον Όμιλο. Κατά το 2021 η ΓΔΕΕΟ, συνέχισε την εισαγωγή βελτιώσεων στη διαδικασία, με βάση τον σχετικό Οδηγό του Διεθνούς Πλαισίου για την Επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου (IPPF). Οι βελτιώσεις θα συνεχιστούν και τα επόμενα έτη, μέχρι να ολοκληρωθεί η πλήρης εφαρμογή του Προτύπου.
2. Με μέριμνα του Τμήματος Διασφάλισης Ποιότητας της ΓΔΕΕΟ, συνεχίστηκε η εφαρμογή του Προγράμματος Διασφάλισης και Βελτίωσης Ποιότητας, με 2 (εκ των συνολικά 6 δράσεων) να ξεκινάνε εντός του 2021.
3. Συνεχίστηκαν το 2021, οι έλεγχοι που ανέλαβε να κάνει η ΓΔΕΕΟ για την τήρηση των σχετικών μέτρων προστασίας κατά της πανδημίας COVID-19. Οι έλεγχοι γίνονταν ανά 15 μέρες και συντάσσονταν σχετικές εκθέσεις μετά την ολοκλήρωσή τους.
4. Επικαιροποιήθηκε ο Κανονισμός Λειτουργίας της ΓΔΕΕΟ, με αφορμή τον νέο νόμο για την Εταιρική Διακυβέρνηση (4706/2020). Εν συνεχεία, επικαιροποιήθηκε επίσης το Εγχειρίδιο Λειτουργίας και το έντυπο «Όραμα-Στρατηγική-Αρχές ΓΔΕΕΟ».
   Επιπλέον, ολοκληρώθηκαν συνολικά 56 έλεγχοι (42 τακτικοί και 14 έκτακτοι) κατά τη διάρκεια του έτους, υπερκαλύπτοντας έτσι το πρόγραμμα ελέγχων που είχε καταρτιστεί αρχικά. Οι έλεγχοι επεκτάθηκαν σε τομείς που δεν είχαν ελεγχθεί κατά το παρελθόν, όπως οι νέοι δείκτες απόδοσης λειτουργιών των Διυλιστηρίων, οι Επιτροπές Ασφάλειας και Περιβάλλοντος, αλλά και οι επιτελικές οργανωτικές μονάδες, με σκοπό την ελεγκτική κάλυψη του συνόλου των δραστηριοτήτων του Ομίλου. Παρακάτω παρουσιάζονται οι βασικές κατηγορίες ελέγχων που πραγματοποιήθηκαν εντός του 2021:

   Κατηγορία ελέγχων	Ποσότητα
   Εγκαταστάσεις παραγωγής, διακίνησης και εμπορίας πετρελαιοειδών (σε 5 εγκαταστάσεις εξετάστηκαν και θέματα ασφάλειας και περιβάλλοντος)	20
   Κοινωνικά θέματα (COVID-19, Προμήθειες, Ανθρώπινο Δυναμικό)	16
   Οικονομικά θέματα	9
   Εταιρική διακυβέρνηση	8
   Θέματα Πληροφορικής	3
   Σύνολο	56

5. Τέλος, εξετάστηκε 1 καταγγελία σε εμπορική εγκατάσταση φόρτωσης, για μη ορθή διαχείριση αριθμημένων σφραγίδων ασφάλειας Βυτιοφόρων Αυτοκινήτων και προτάθηκαν βελτιωτικές ενέργειες, με στόχο την ορθολογική διαχείριση

Η δέσμευση του Ομίλου ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΠΕΤΡΕΛΑΙΑ να διαχειρίζεται τα προσωπικά δεδομένα που έρχονται στην κατοχή του, στο πλαίσιο των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων του σε συμφωνία με τον Ευρωπαϊκό Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, την ελληνική νομοθεσία, τις διεθνώς αναγνωρισμένες βέλτιστες πρακτικές και τις σύγχρονες τεχνολογικές εξελίξεις, εκφράζεται στην Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, η οποία ισχύει και εφαρμόζεται σε όλο τον Όμιλο. Για την εξασφάλιση της ορθής διακυβέρνησης σε ζητήματα προσωπικών δεδομένων σε επίπεδο Ομίλου, αλλά και σε όλες τις οργανωτικές μονάδες και τις θυγατρικές εταιρείες του εξωτερικού και του εσωτερικού, ορίστηκε Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων Ομίλου και Υπεύθυνοι Προστασίας Ιδιωτικότητας σε κάθε οργανωτική μονάδα και θυγατρική. Πέντε εκ των θυγατρικών (ΕΚΟ ΑΒΕΕ, ΚΑΛΥΨΩ Κ.Ε.Α. Α.Ε., ELPE Future, ΕΚΟ Bulgaria και OKTA) έχουν ορίσει αυτοτελείς Υπευθύνους Προστασίας Δεδομένων, οι οποίοι συνεργάζονται με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων Ομίλου. Με τον τρόπο αυτό, δημιουργήθηκε μια οργανωτική δομή σε όλον τον Όμιλο, προκειμένου να διασφαλίζεται η εφαρμογή της ισχύουσας νομοθεσίας, της Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων και των επιμέρους διαδικασιών και ενεργειών με τις οποίες η Πολιτική υλοποιείται στο πλαίσιο των καθημερινών δραστηριοτήτων του Ομίλου.

Ο Όμιλος έχει ως στόχο η δραστηριότητά του να είναι απολύτως σύμφωνη με την ισχύουσα νομοθεσία και να διέπεται από διαφάνεια και σεβασμό στα δικαιώματα του Προσωπικού, των Πελατών, των Προμηθευτών και των Συνεργατών του.

Ο Όμιλος αναγνωρίζει την κρισιμότητα της Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων για τη βιωσιμότητα και μετεξέλιξή του, πρωτίστως για την ασφαλή λειτουργία των εγκαταστάσεών του, αλλά και τον ψηφιακό μετασχηματισμό των εσωτερικών διεργασιών του. Έχοντας αναγνωριστεί σαν ΦΕΒΥ (Φορέας Εκμετάλλευσης Βασικών Υπηρεσιών) από την Εθνική Αρχή Κυβερνοασφάλειας, έχει δεσμευτεί για την εναρμόνιση και συμμόρφωσή του με την NIS Directive (EU 2016/1148) και την σχετική Εθνική Νομοθεσία (N. 4577/2018), ακολουθώντας ήδη βέλτιστες πρακτικές κι επενδύοντας σε τεχνολογίες αιχμής στον τομέα της Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων. Για τους παραπάνω σκοπούς, υλοποιείται πρόγραμμα εκπαίδευσης των εργαζομένων, ενώ έχει αναπτυχθεί πλάνο δράσεων τεχνολογικών επενδύσεων, ούτως ώστε να επιτευχθεί η βέλτιστη ισορροπία μεταξύ επιχειρησιακών αναγκών και ασφάλειας. Το 2021 πραγματοποιήθηκαν 480 ανθρωποώρες εκπαίδευσης σε θέματα κυβερνοασφάλειας.